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Lobodms

lobodms Dokumentenmanagement

lobodms ist ein vollwertiges Dokumenten Management System (DMS), das mit allen wichtigen Funktionalitäten ausgestattet ist. Basierend auf modernster Technologie ist es eines der innovativsten Produkte am Markt. Es vermeidet Papierberge und bietet die besten Lösungen für die Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse. Durch den schnellen Zugriff, sowie durch das automatisierte Archivieren Ihrer gescannten und digitalen Dokumente sparen Sie Zeit und Kosten.

Die Lösung beinhaltet Dokumenten Management, rechtssichere Archivierung, Content Management, Collaboration und Workflow. Somit bietet lobodms die Funktionalitäten, die Sie benötigen, um Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren.

Die Prodware Deutschland AG verfügt über langjährige Erfahrung bei der Einführung von DMS- Systemen und kann Sie optimal bei der Planung und Einführung Ihres Dokumenten Management Systems unterstützen.

Funktionen

lobodms ist eine Basistechnologie, die es erlaubt, unterschiedliche Funktionen und Anforderungen in einem Dokumenten Management System zu realisieren.

E-Mail-Archivierung

Die E-Mail-Archivierung mit lobodms ist sowohl bei Microsoft Exchange als auch bei Lotus Notes möglich. Das E-Mail Management System sorgt für eine langfristige, speicheroptimierte und revisionssichere Archivierung aller im Unternehmen anfallender E-Mails. E-Mails können sowohl direkt aus der Anwendung heraus, als auch serverbasierend anhand vordefinierter Regeln archiviert werden. Die Recherche nach archivierten E-Mails kann direkt über die E-Mail Anwendung als auch über das lobodms-System erfolgen.

Formularverwaltung

Mit dem lobodms Formularmanager behalten Sie stets den Überblick über alle gestellten Anträge, Sie können jederzeit abrufen wer wann einen Antrag erstellt, erhalten, geöffnet, abgelehnt oder genehmigt hat.

Bildarchiv

Das lobodms Bildarchiv erlaubt den komfortablen Import von Bildern. Bildinformationen können dabei für die Indexierung herangezogen werden.

Personalarchiv

lobodms hilft bei der Verwaltung der Dokumente Ihrer Mitarbeiter. Die Mitarbeiterstammdaten können dabei mit nahezu beliebigen externen Systemen abgeglichen werden. Die Rechteverwaltung bietet die Möglichkeit, den Zugriff auf das Personalarchiv differenziert zu beschränken.

Vertragsarchiv

Die lobodms Vertragsverwaltung unterstützt über die integrierte Vorlagenverwaltung auch die Erstellung eigener Vertragswerke. Dabei ist besonders die Versionsverwaltung hervorzuheben, die Ihnen dabei hilft immer den Überblick zu bewahren.

Workflow

Ziel des lobodms Workflow Moduls ist die vorab definierten Arbeitsabläufe im Unternehmen sicherzustellen und alle beteiligten Mitarbeiter mit den notwendigen Informationen und Dokumenten zu versorgen. Das Modul koordiniert die Abfolge der einzelnen Instanzen im Verarbeitungsprozess und damit auch die Rolle die der einzelne Mitarbeiter im Prozess übernimmt. Dabei werden auch die einzelnen Aufgaben, die der Mitarbeiter zu erledigen hat, definiert. Der ganzheitliche Ansatz gewährleistet Transparenz, hohe Auskunftsfähigkeit und eine konstante Qualität des Arbeitsablaufs.

Barcode

Das Barcode Modul überprüft alle eingescannten Dokumente auf einen Barcode. Wenn ein Barcode erkannt wird, wird das Dokument vollautomatisch abgelegt bzw. als unterschriebene Version eines bestehenden Dokumentes archiviert. Das Barcode Modul wird für 2 Bereiche verwendet:

Schnittstelle

lobodms Dokumentenmanagement deckt den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments ab – von der Erstellung über die Archivierung bis hin zur Entsorgung des Dokuments. Im Zusammenspiel mit der ERP-Lösung Microsoft Dynamics NAV stellt es ein wesentliches Element moderner Knowledge Management-Systeme dar. Connecting ECM by Prodware ist die intelligente Schnittstelle zwischen beiden Softwarelösungen. Connecting ECM by Prodware verbindet die beiden Programme Microsoft Dynamics NAV und lobodms. Es werden diverse Funktionen zur Verfügung gestellt, mit deren Hilfe in lobodms befindliche Dokumente auch in Microsoft Dynamics NAV genutzt werden können.

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